Berikut selayang pandang Business Coaching II : "Sertifikasi PMP", dengan nara sumber Cak Alex Iskandar, alumni Teknik Mesin angkatan 92.
Acara berlangsung di sekertariat IKA Jakarta di ruko Dr Supomo depan McD Tebet. Dihadiri oleh 28 peserta, daftar nama peserta yang hadir ada di bagian akhir, sebetulnya ada 30 peserta, tetapi dua peserta yang lainnya yaitu cak Aulia ke acara kondangan terlebih dahulu dan ketika berangkat ke Tebet terjebak macet, dan cak Basuki Mesin Kapal yang mengira acaranya di McD Tebet.
Acara berlangsung sekitar jam 12.30, terlambat setengah jam dari yang direncanakan, karena cak Alex terjebak macet di pintu keluar tol Jakarta. Sesampai di tempat sekitar jam 12.15, cak Alex bertanya sebaiknya memulai dari mana, cak Yohannes mengusulkan mengajak para peserta untuk makan siang bersama terlebih dahulu biar lebih akrab, untuk business coaching kali ini cak Yohannes menyumbang lunch box nasi timbal untuk para peserta.
Cak Alex mempersiapkan presentasinya yang berjumlah 67 halaman, pagi hari sebelum acara cak Alex mengirimkan materinya via email ke panitia barangkali bisa digandakan dan dibagikan ke para peserta, tetapi karena halamannya cukup banyak dan keterbatasan waktu, maka presentasi tidak dicetak dan digandakan, tetapi nantinya dikirim ke email masing2 peserta beserta presentasi dari lembaga training Prosys: "PMP EXAM Preparation Guideline", dan file2 yang lain.
PMBOK (Project Management Book Of Knowledge)
Cak Alex memulai dengan menjelaskan bahwa materinya didasari dari PMBOK, yaitu berupa standar-standar berdasarkan dari para project manager dalam mengerjakan suatu proyek, tidak berupa suatu keharusan, tetapi akan memiliki kesamaan dalam menghadapi masalah-masalah dalam pengerjaan proyek.
Proyek
Ada tiga hal yang menjadi ciri proyek: dikerjakan oleh orang, dibatasi sumber daya yang terbatas, dan direncanakan, dieksekusi, dan di kontrol. Dalam PMBOK proyek didefinisikan sebagai usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik.
Proyek dibatasi oleh waktu, memiliki tanggal mulai dan akhir, memiliki hasil yang sudah didefinisikan, sebelumnya belum pernah dilakukan, memiliki perkembangan yang bersifat progresif, memiliki aktivitas yang terhubung, membutuhkan sumber daya, dan memiliki sponsor atau pelanggan.
Manajemen Proyek (ruang lingkup, waktu, biaya, resiko, dan kualitas)
Menurut PMBOK, manajemen proyek adalah penggunaan pengetahuan, keahlian, peralatan, dan aktivitas-aktivitas teknik untuk memenuhi kebutuhan proyek. Ada lima komponen dalam manajemen proyek yaitu: ruang lingkup, waktu, biaya, resiko, dan kualitas. Terdapat para stakeholder, yaitu semua pihak yang terlibat dalam proyek, atau orang-orang yang memiliki interest yang bisa jadi positif atau negatif dari hasil penyelesaian proyek. Cak Jabad sempat menanyakan tentang siapa saja yang termasuk didalam stakeholders, "Apakah termasuk pemilik perusahaan juga termasuk stakeholder?", cak Alex menjawab "Semua pihak yang terlibat adalah stakeholder, termasuk pemilik perusahaan, user, ataupun tim pelaksana proyek".
Project Life Cycle
Terdiri atas tiga fase yaitu: fase Initial, Intermediate, dan Final. Di fase Initial input berupa ide dan tim dan outputnya berupa charter (pendelegasian), dan pernyataan ruang lingkup, di fase Intermediate terdiri atas rencana, baseline, progress, dan acceptance, sedangkan di fase Final terdiri atas approval dan handover.
Struktur Organisasi
Dalam manajemen proyek terdapat tiga macam struktur organisasi, yaitu fungsional, matrix, dan projectized. Wewenang PM (Project Manager) di struktur fungsional bersifat lemah, dan sebaliknya memiliki wewenang yang kuat untuk struktur yang projectized. Begitu pula peran PM di fungsional bersifat part time, dan full time di projectized.
Yang banyak ditemui adalah struktur fungsional, padahal dalam manajemen proyek diharapkan bersifat projectized, untuk mengatasinya bisa dengan cara membentuk matrix. Cak Susilo menambahkan bahwa tergantung organisasinya, biasanya ada bagian tersendiri untuk mengkomunikasikan ke tempat lain.
Proses Manajemen Proyek
PDCA (Plan Do Check Act) -> Initiating, Planning & Executing, Closing
Dan selama proses itu dilakukan, terdapat juga proses monitoring & controlling.
Manajemen Ruang Lingkup
Termasuk proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa proyek memuat seluruh pekerjaan dan hanya pekerjaan yang dibutuhkan saja untuk menyelesaikan poyek. Secara mendasar hanya fokus dengan mengkontrol apa yang ada dan tidak ada di proyek. Manajemen ruang lingkup termasuk:
1. Secara rutin mengecek untuk memastikan menyelesaikan semua pekerjaan
2. Berkata tidak untuk pekerjaan tambahan yang tidak termasuk dalam proyek atau bukan bagian dari pendelegasian proyek
3. Mencegah pekerjaan tambahan atau gold plating
Perencanaan Ruang Lingkup: Proses yang mengembangkan secara progresif dan dokumentasi dari ruang lingkup yang menghasilkan produk dari proyek.
Pernyataan Ruang LIngkup: Mengidentifikasi deliverable keys dari proyek, mengidentifikasi apa yang harus diselesaikan, berupa output dari perencanaan ruang lingkup, dan berupa dasar sehingga proyek tetap sesuai pada jalurnya.
Cak jabad menanyakan apakah dalam mendefinisikan ruang lingkup harus sedetil mungkin, cak Alex mengiyakan pertanyaan itu, dan menjawab bahwa detil ruang lingkup terdiri atas: tujuan proyek, deskripsi ruang lingkup, kebutuhan proyek, batasan, arah proyek, kriteria penerimaan proyek, constraints, asumsi-asumsi proyek, dan kebutuhan persetujuan.
Rencana Manajemen Ruang Lingkup: Berupa dokumen yang mendeskripsikan bagaimana ruang lingkup dan perubahan-perubahannya akan diatur. Termasuk kapan kita bisa memutuskan bahwa rang lingkupnya masih sama atau berubah, yang berupa % deviasi dan klasifikasi.
Cak Imam menanyakan tentang bagaimanakah mengatasi masalah proyek yang sudah terjadi tetapi tidak pernah selesai apakah boleh untuk dihentikan, cak Alex menjawab jika ada batasan 10% dari ruang lingkup yang bergeser, maka perlu direschedule ulang pengerjaannya, tetapi bisa juga proyek seperti itu dihentikan.
Membuat WBS (Work Breakdown Structure)
- Berupa pengelompokan komponen proyek yang mengatur dan mendefinisikan keseluruhan ruang lingkup. WBS menurunkan proyek kedalam potongan yang lebih kecil dan lebih mudah untuk diatur.
- Pekerjaan yang tidak ada di WBS bukanlah ruang lingkup proyek
- Biasanya dalam bentuk chart
- Item di level paling rendah bisa berupa paket pekerjaan
- Merupakan alat komunikasi diantara tim dan stakeholder
- WBS digunakan untuk menggambarkan staffing, estimasi, resiko, dan jadwal.
Level 1 Proyek, level 2 Tugas utama dalam proyek, level 3 Subtugas dari tugas utama, level 4 aktivitas yang harus diselesaikan.
Dan sebetulnya 90% dari manajemen proyek adalah komunikasi, Cak Lucky menambahkan juga dalam mengerjakan proyek jangan terpaku dengan PMBOK, dan penggunaan email dalam berkomunikasi sebagai pegangan dengan user.
WBS adalah: Satu tugas yang berorientasi hirarki, bagian dari total pekerjaan yang harus dipenuhi untuk mencapai tujuan proyek, berupa alat untuk membagi proyek menjadi komponen yang bisa diatur atau bagian yang bisa dijadwalkan, diperkirakan biayanya, dimonitor, dan dikontrol.
WBS mampu membuat pekerjaan dikontrol pada tingkat eksekusi, juga mememantau secara konsisten biaya dan jadwalnya sehingga menyediakan pemahaman status keseluruhan.
WBS bukanlah suatu diskripsi organisasi dari tim yang mengerjakan proyek WBS didesain untuk mengkontrol pekerjaan yang sudah selesai dan kapan waktunya, untuk mencegah ruang lingkup yang melebar dan meningkatkan pemahaman dari akibat dari masung-masing tugas.
Cak Johan menanyakan sedetil apa saat kontraktor menyiapkan Baseline, WBS dibuat untuk diajukan ke owner? jawabannya tidak terlalu detail tidak apa apa, sesuaikan dengan kemampuan kita nantinya untuk mengontrol, supaya tidak ribet sendiri.
Project Planning and Controlling
Planning - Setting tujuan, definisi proyek, dan organisasi tim
Scheduling - Menghubungkan orang, uang, dan pasokan untuk aktivitas tertentu, dan hubungan antar aktivitas
Controlling - Memonitor sumber daya, biaya, kualitas, dan budget, merevisi rencana, jadwal sumber daya untuk memenuhi waktu dan persediaan biaya.
Merencanakan proyek:
- Menentukan tujuan, berdasarkan waktu, biaya, dan kualitas
- Mendefinisikan proyek
- Membuat WBS
- Identifikasi tim/sumber daya
Menjadwalkan proyek:
- Sequence activity
- Mengutus orang-orang
- Jadwal sumber daya dan jadwal pengiriman
Mengawasi proyek:
- Revisi dan perubahan rencana
- Monitor resource, biaya, dan kualitas
Terkait item keselamatan kerja/safety, cak Johan menanyakan apakah bisa dimasukkan kedalam item pekerjaan? karena cost K3 biasanya membengkak. jawabannya: tidak bisa, tapi sudah umum, tim budgeting bisa mengakalinya dengan memperhitungkan cost K3 dalam item pekerjaan yg ada. Disambung oleh cak Lucky bahwa di perusahaan asing biasanya standar safety sudah sangat terjaga.
Cak Alex juga menunjukkan presentasi proyek-proyek di kantornya yaitu Conoco Philips, dan bercerita kalau sedang mengerjakan proyek Belanak yaitu membangun kilang gas besar di daerah Jambi.
Lembaga Training Sertifikasi PMP
Setelah menjelaskan materi presentasinya, cak Alex juga menunjukkan presentasi lembaga training Prosys mengenai Persiapan PMP, meliputi jadwal training yang terdiri atas dua belas kali pertemuan (sabtu minggu, selama enam minggu), syarat-syarat mengikuti sertifikasi PMP, yang termasuk minimal pengalaman sebagai PM selama minimal tiga tahun, total pertanyaan sebanyak 200, pilihan ganda, dan dikerjakan selama 4 jam. Biaya untuk sertifikasi adalah $405 untuk anggota PMI (Project Management Institute), dan $555 untuk bukan anggota.
Dijelaskan pula bahwa sertifikasi PMP berumur tiga tahun, selama itu pula akan diperbaharui jika sudah mengumpulkan 60 poin PDU, poin PDU bisa didapatkan jika melakukan aktivitas seperti memberi training tentang PMP, seperti yang dilakukan cak Alex pada hari itu.
Daftar Peserta yang Hadir:
1. Cak Inra Sumahamijaya Tekkim 2006
2. Cak Masherry S Statistik 2000
3. Cak Imam Baihaqi TC 99
4. Cak Margo TM 94
5. Cak Susilo M 94
6. Ning Naning T. Kimia 2001
7. Cak Yohanes TI 91
8. Cak Andik Yulianto TC 96
9. Cak Jabad Eko Permodo Siskal 99
10. Cak Hendra Susanto PENS '04
11. Cak Errika Ferdinata Arsitek 97
12. Cak Faizal Zainuri Elektro 91
13. Ning Efi Trisning Tekkim 2005
14. Ning Resti Afiadinie Tekkim 2005
15. Cak Lucky Esa Komputer 1985
16. Cak Deden Ade N TC '05
17. Ning Hestuti Eni Tekkim 96
18. Cak Michael C TL 2000
19. Cak Dewa Pribadi TC 2001
20. Cak Adib TF '95
21. Cak Dzulfikar A. M-40 ('97)
22. Cak Andika Muhardi 1988 ELIT 28
23. Cak Priyo Kapal 2004
24. Cak Naharis M '99
25. Cak Samsuri M-42 99
26. Cak Johan Asa T. Sipil 2002
27. Cak Nizar TC 2002
28. Cak Arif E.P Elektro 2002 (PENS)
